ידע כללי | מרכיבי המכתב

יש 3 סוגים כותרות:
·        מחברה- עם כותרת משרדית.
·        מאדם פרטי- עם כותרת פרטית.
·        מדינת ישראל

כותרת המשרד תכלול את כל הפרטים המזהים של הארגון (שם היחידה, כתובת מלאה, טלפון, תא דואר, פקס, שם העיר ומיקוד וכתובת דואר אלקטרוני. כל הפרטים יהיו כתובים במרכז המכתב.  פרטי השולח (חברה) במרכז המכתב- כתובת או תא דואר, טלפון/ פקס, שם העיר ומיקוד. אם יש סניפים רצוי לציין זאת ללא סימני פיסוק. 

כאשר אזרח שולח מכתב לארגון או למוסד כלשהו הכותרת הפרטית תוקלד בצד  ימין של הדף ותכלול שם פרטי, שם משפחה, כתובת, טלפון, שם העיר ומיקוד ובצד שמאל התאריך.
כתובת בצד ימין של הדף בראש המכתב, למקרה והמעטפה תלך לאיבוד, מיקוד חובה לכתוב. 

כאשר נשלח מכתב רשמי ממשרד ממשלתי הכותרת תוקלד בצורה הבאה: "מדינת ישראל" במרכז ושאר הפרטים יוקלדו בצד שמאל.  מדינת ישראל באמצע מודגש, שורה רווח והמשרד הספציפי משמאל לדף.  (מיושר לימין)

אחרי הכותרת מציינים בצד שמאל את התאריכים- קודם כול את התאריך העברי ומתחת את הלועזי. יש לזכרו את האות ב' לפני החודש. את התאריכים יש לכתוב בצורה מלאה ובלי קיצורים. החודשים יצוינו בשמותיהם ולא בספרות. כנ"ל בכל סוגי המכתבים, מיושר לשני הצדדים. בקו ישר עם ה"בכבוד רב".

לכל מכתב עסקי יש לקבוע סימן מזהה על מנת שנוכל לאתר או להשיב על המסמך. מספר המכתב כולל את הפרטים הבאים: סיומת השנה/ מס' שוטף/ סימון המחלקה או הנושא. מספר המכתב יוקלד מתחת לתאריכים בצד שמאל. 

במכתבים שההתייחסות אליהם מיוחדת מציינים זאת מתחת למס' המכתב. האפשרויות הן: דחוף, רשום, סודי, אישי. ומציינים זאת על המעטפה גם. 

פרטי מקבל המכתב שאליו הוא נשלח. תפקידים לזהות את הנמען. 

בפנייה אל הנמען מציינים את השם המלא של המכותב בקצה השוליים הימניים כותבים את המילה לכבוד ללא קיצורים, מתחתיה פניית כבוד מתאימה מר או גברת ושם מלא, מתחת שם הרחוב ובשורה האחרונה שם העיר והמיקוד.
אם הנמען הוא בעל תואר כמו דוקטור או פרופסור יצוין תחילה שם התואר במקום מר או גברת. בפנייה לבעל מקצוע כמו אדריכל, מהנדס או עורך-דין יש נציין זאת לאחר כתיבת השם המלא. בפנייה לבעל תפקיד משמעותי בחברה יש לציין קודם את השם המלא ואח"כ את התפקיד. 

במטרה לשפר את הקשר האישי בין המוען לנמען יש צורך להוסיף פניית כבוד. את פניית הכבוד יש לכתוב ללא קיצורים (א.ג.נ) "אדון, גברת, נכבדים".

הנדון הוא הנושא המרכזי שבו עוסק המכתב המשרדי. תפקידו לקרב את הקורא לנושא העיקרי של המכתב. מטרת הנדון היא לסייע בכל שלבי הביניים של הטיפול במכתב. הנדון מסייע ומזרז את הטיפול במכתב בשלבים הבאים: מיון, רישום, איתור ותיוק.

הסימוכין הם אסמכתא עליה מבססים במכתב הנוכחי מתחת לקו הנדון מציינים את הסימוכין בקיצור. מתייחס לקשר קודם בין המוען (המקבל) לנמען (שולח המכתב).

הניסוח במכתב העסקי- בנוי מ-3 חלקים – פתיחה, גוף וסיום. 

הפתיחה תנוסח בקיצור ותשיב על שאלות כמו- מהו הנושא, לשם מה אנו פונים ועל סמך מה. יש להשתדל לא להבליט את עצמנו אלא להעביר את הדגש אל הנמען כמו:

מטרת הפתיחה ליצור קשר ראשוני בין המוען לנמען, הפתיחה מיועדת להצגת הנושא, למשוך תשומת לב של הנמען ולימור אצלו תחושה חיובית  כדי שיתייחס לפנייה ויטפל בה ברצון. 

החלק העיקרי של המכתב. בגוף יופיעו כל הנתונים ויפורטו כל העובדות וכל האירועים, המהווים את הבסיס למשלוח המכתב.  למעשה הרחבה ופירוט של הנושא שבו עוסק המכתב.  המכתב המשרדי יעסוק בנושא מרכזי אחד בלבד. אם הוא מורכב ורחב יש לחלקו לכמה פסקאות. העובדות שיכללו בנושא יהיו קצרות וענייניות.
יש לשמור על רצף הגיוני בניסוח. 

את המכתב יש לסיים באווירה חיובית. הסיום נועד להבהיר לנמען מהי בקשתנו או במילים אחרות לשם מה נכתב המכתב. כדי לעודד ביצוע בקשתנו, אפשר לציין עד כמה תשובתכם תעזור ותסייע, כך ניתן לנמען תחושה שתשובתו יש לה חשיבות ותתרום רבות. רצוי לסיים את המכתב בהבעת תודה ובנימה חיובית. 

מכתב מנהלי מסתיים לאחר החתימה בשם פרטי ובשם המשפחה של כותבו ובתפקידו בארגון. יש להקפיד גם על חתימת יד. החתימה מעידה כי החותם מקבל על עצמו את האחריות לכתוב. רק בהתכתבות פנימית נחתום עם המילה "בברכה".

במטרה לזרז תהליכי עבודה או כדי למנוע עיכוב במשלוח מכתבים קיימת אפשרות לחתום בשמו של בעל הסמכות. אם הממונה נעדר מהמשרד והמכתב חייב להישלח בהקדם יחתום בשמו עובד אחר אשר קיבל את הסמכות לכך.
 
חתימה בשם מבוצעת בדרך הבאה:
מדפיסים את כל הנתונים של הממונה כרגיל, בצד ימין לפני החתימה מוסיפים את המילה "בשם" וקו אלכסוני. 

בכתיבה העסקית מקובל לצרף רשומות או חומר נלווה. יש לציין זאת בשוליים הימניים של המכתב כדי שנדע שאכן נשלחו מצורפים למכתב. וכדי שתהיה לנו אסמכתא בעתיד כי הרשומה אכן נשלחה.  מתחת לחתימה רווח 2 וכותבת בשוליים בצד ימין: 

כאשר יש יותר ממסמך אחד מצורף יש לעשות כך: 

מכתב עסקי מדפיסים במקור ועתקים. המקור מיועד למשלוח וההעתקים לתיוק ולשימוש המשרד. מספר ההעתקים נקבע בהתאם לדרישות ולשיטות התיוק הנהוגות במשרד. לעיתים מעוניין הכותב ליידע את גורמים נוספים בנושא המכתב. יש לציין זאת בשוליים הימניים של המכתב  לאחר החתימה עם פרטי הנמענים.
 
איך מציינים העתקים? כמו מצורפים!
את ההעתקים מציינים בשוליים הימניים מתחת למצורפים.

העתק לפעולה והעתק לידיעה
כאשר מצפים להמשך פעולה מצב מקבל המכתב – יש לסמן בקו את האדם או החברה שאליה נשלח כהעתק. כאשר אין מצפים לפעולה אלא רק לידיעה בלבד לא מסמנים בקו. 

כאשר מכתב נשלח למספר נמענים זוהי תפוצה. כלומר, לא מדובר בהעתק אלא כל נמען הוא מכותב בפני עצמו ומקבל עותק מהמכתב המופנה אליו ישירות.
בארגונים רבים קיימות רשימות תפוצה קבועות. מטרתן להפיץ עותק מהמכתב לנמענים רבים.  במקום "העתק" – בצד ימין למטה

לצורך מעקב וביקורת מקובל לציין בסוף המכתב ראשי תיבות של מנסח המכתב והמקליד אותו.  צמוד לשוליים הימניים. מתחת למצורפים והעתקים יס/שח (יוסי כהן המנסח ושולה חן שהדפיסה)