ידע כללי | מערכות מידע

מערך משרד
מערך משרד הוא צורת התפרסות של גוף ארגוני על ציודו ועל הריהוט והמיכון שבו בשטח נתון. מערך משרדי מתוכנן היטב הוא תנאי ליעילות העבודה במשרד. פריסה נכונה של היחידות והציוד בתחנות העבודה ותנאים פיסיים נאותים, כלומר: תאורה, אקוסטיקה, האוורור וכו' משפיעים על כושר עבודתו של העובד, על האווירה השורה במשרד ועל האפשרות לספק שירות טוב ויעיל לקהל.

חשיבות תכנון יעיל של מערך המשרד
מערך משרד המתוכנן כהלכה תורם ליעילות עבודת הארגון בשל זרימת עבודה שוטפת. ניצול מרבי של ציוד, מיכון וריהוט. חסכון בהוצאות תחזוקה שוטפת.

הצורך בתכנון מערך משרד מתעורר כאשר:
מוקם ארגון חדש.
הארגון עובר למבנה אחר.
משתנים גודל הארגון ו/או היקף פעולותיו.
חלים שינויים במבנה הארגוני.
רמת השירות הניתן אינה עונה על צרכי הארגון, ומתקבלות תלונות על תפקוד
לקוי מהלקוחות או מציבור העובדים.

גורמים על פיהם נקבע מערך המשרד:
תכנון נאות של מערך משרד חייב להיעשות לאחר שיקול רב שכן הוא גורם חשוב ליעילות העבודה, הרגשתו הטובה של העובד ושביעות רצון הלקוחות מהשירות בארגון. מתכנן המערך המשרדי חייב להביא בחשבון את הגורמים המפורטים להלן בבואו לשקול את צורת ההתפרסות וחלוקת השטח במשרד.

א. סוג הארגון
המערך המשרדי בארגון יצרני שונה מהמערך המשרדי בארגון, המספק שירותים. בארגון היצרני עיקר תפקידו של המשרד לספק שירותי מינהל ליחידות השונות. לארגון כזה מספר לקוחות קטן, לעומתו בארגון המספק שירותים נותן המשרד שירותי עזר ליחידותיו ובנוסף מטפל גם בלקוחות רבים לכן צורת ההתפרסות בחדרים ובאולמות עבודה תהייה שונה בשני הארגונים. מספר הלקוחות וסוג השירות הניתן בארגון מכתיבים הצורך במודיעין ומשפיעים על מיקום חדרי ההמתנה וגודלם ועל התנאים הפיסיים.

המבנה הארגוני
 מבנה הארגוני על פיו נקבעים חלוקת העבודה.
תחומי הסמכות והאחריות, צינורות התקשורת ודרכי הדיווח מכתיב את מערך המשרד. בהתאם למבנה הארגוני יחידות, השייכות לאותו אגף תמוקמנה בקרבת מקום זו לזו ולמנהליהן יוקצו חדרים סמוך לתחנות העבודה של העובדים, הכפופים להם. הקצאה נכונה של שטח ליחידות השונות בארגון מאפשרת תקשורת מהירה ופיקוח יעיל של הממונה על העובדים הכפופים לו.

ב. אופי העבודה וצרכיה
מעמדו של העובד בהיררכיה הארגונית, הצורך בריכוז, שקט בתחנת העבודה או צורכי שמירת הסודיות של הנושאים בהם הוא עוסק קובעים אם ימוקם באולם עבודה או בחדר אישי. בארגון המספק ללקוחותיו שירות בעל אופי פרטי אישי ימוקמו העובדים בחדרים אישיים.

ג. תהליכי זרימת המידע והחומר
משרד בו המידע והחומר עוברים בתהליך עיבודם מספר רב של עובדים יתוכנן בצורה שתאפשר זרימה מהירה ויעילה ללא צורך בהתרוצצויות מיותרות של עובדים.

ד. צורכי העובד
בתכנון מערך המשרד יש לקחת בחשבון צורכי העובד בפרטיות, בנוחות הגישה אל הציוד והריהוט ובתנאים פיסיים הולמים.

ה. צרכי קהל הלקוחות
יש לייחד תשומת לב ליצירת תנאים פיסיים ההולמים את צורכי קהל הלקוחות: אוורור, חימום וקירור, תאורה מתאימה, שילוט נאות, כורסאות וספסלי המתנה נוחים – כל אלה חיוניים לרווחת הקהל הבא לקבל שירותים בארגון.

ו. הריהוט והציוד
בתכנון המשרד יש לייחד מקום לריהוט ולציוד בצורה שתבטיח גישה נוחה לעובדים וניצול יעיל של שטח המשרד . יש לתכנן מקום אחסון מתאים לציוד הרזרבי והמתכלה בהתאם למלאים הדרושים לצורך העבודה השוטפת במשרד.

ז. תחזוקת המשרד
בעת התכנון יש להתחשב בצורכי התחזוקה השוטפת, קרי האפשרות לגישה קלה אל כל פינות המשרד לשם ניקוי החדרים, שימון וטיפול במכונות ובציוד.

ח. בטיחות וגהות
בטיחות– נקיטת אמצעים למניעת נזקים מיידיים לעובד.
גהות– מניעת מפגעים העלולים לגרום נזק מצטבר לעובד.

　

הקצאת שטחים במשרד
בתכנון מערך המשרד מבוצע:
הקצאת שטחים לתחנות העבודה
הקצאת שטחים למודיעין ולחדרי המתנה.
הקצאת שטחים לאחסון
הקצאת שטחים למלתחות ולשירותים

הקצאת שטחים לתחנות העבודה
קיימות שלוש אפשרויות לשכן את העובדים בתחנות העבודה:
חדר אישי, אולם עבודה, חדר אישי בתוך אולם עבודה

חדר אישי
חדר אישי הוא חדר המוקצה לעובד אחד או לעיתים לשניים. הקצאת חדר אישי נקבעת בהתאם לדרישות התפקיד תוך התחשבות בצורכי העובד. העבודה היא סודית והתפקיד בכיר.

יתרונות חדר אישי
מאפשר ריכוז– בחדר אישי יכול העובד להתרכז בעבודתו הרחק מרעש הקיים בדרך כלל במשרד וגורם לטעויות ועייפות .
שמירה על סודיות מקצועיים– ייצוגי ובעל יוקרה, אחד מסמלי המעמד המקובלים בארגון.
פרטיות וחופשיות– מקנה לעובד הרגשת חופשיות עצמאות ופרטיות.

חסרונות חדר אישי
הוצאות מיותרות– בזבוז שטח
קשיים בפיקוח
האטה בזרימת העבודה- מאלץ עובדים ולקוחות להתרוצץ מחדר לחדר מקומה לקומה, גוזל זמן ופוגע ביעילות.
חוסר גמישות– קשה לבצע שינויים משמעותיים בערך המשרדי.

לעובד יוקצה חדר אישי כאשר:
* עבודתו דורשת ריכוז.
* עבודתו דורשת סופיות.
* תפקידו ייצוגי.
* אין צורך בפיקוח רצוף על עבודתו.
* עבודתו אינה קשורה קשר הדוק לעבודת העובדים האחרים.

אולם עבודה
אולם עבודה הוא חדר גדול, המכיל מספר תחנות עבודה, נועד לצוות עובדים שעבודתם קשורה זה בזה.
השימוש באולם עבודה ייעשה כאשר:
• העובדים קשורים זה בעבודתו של זה.
• העבודה אינה סודית.
• מעמד העובד אינו מחייב חדר אישי.

חדר אישי בתוך אולם עבודה
כדי להתגבר על מרבית החסרונות של חדר אישי ושל אולם עבודה ניתן לשלב חדר אישי בתוך אולם העבודה. שיטה זו של מיקום העובדים הבכירים בחדרים אישיים בתוך אולמות העבודה עונה על חסרונות שיטת העבודה באולמות.

יתרונות
פותר את בעיית הרעש באולם העבודה.
מאפשר לעובד ריכוז במידת הצורך.
מאפשר תנאי סודיות כנדרש.
הפקוח על העובדים באולם העבודה יעיל.
מאפשר פרטיות וחופשיות לעובד.

הקצאת שטחים למודיעין, חדרי המתנה ולקבלת קהל
קהל הלקוחות הוא הגורם למענו נבנה הארגון.
מתכנן המערך המשרדי יקצה שטחים הדרושים למודיעין, לחדרי המתנה
ולקבלה על מנת שקהל הלקוחות יקבל את השירות לו הוא נזקק בנוחות,
ביעילות ובמינימום התרוצצויות.

המודיעין
פעולה תקינה של הארגון לטובת קהל הלקוחות מחייבת הפעלת לשכת מודיעין. הלקוח מקבל הסבר והדרכה לאיזה עובד עליו לפנות להסדרת ענייניו. ללשכת מודיעין חשיבות רבה במניעת התרוצצויות הלקוחות ובהטרדת העובדים בשאלות ובבירורים בעניינים שאינם בתחום פעולתם. לשכת המודיעין תמוקם בכניסה לארגון במקום בולט ומרכזי

תפקידי איש המודיעין
1. להדריך את הקהל הבא למשרד ולכוון אותו לחדרים המתאימים.
2. למסור מידע הקשור לשעות העבודה ולפעילות הארגון לפונים בעל פה או בטלפון.
3. איש המודיעין חייב לדעת על כל עובד שיצא מהארגון ומתי ישוב.
ניתן להיעזר באיש המודיעין לחלוקת טפסים שגרתיים לקהל.

הציוד הנדרש לאיש המודיעין
רשימת העובדים ומקומם.
אמצעי תקשורת פנימיים וחיצוניים.
טפסים המיועדים לחלוקה ללקוחות.
כלי כתיבה.
יומן לרישום תנועת העובדים.

 

חדרי המתנה/ open space
השטח, המוקצה לחדרי המתנה ייקבע ביחס ישיר לכמות הפונים ולמשך ההמתנה. רצוי שחדרי ההמתנה יהיו מרווחים ויספקו תנאים נוחים להמתנה כגון כיסאות, שולחנות, כלי כתיבה, חומר קריאה, טלפון ציבורי, מתקן מים קרים וכו'. יש לדאוג לתנאים פיזיים נאותים עלי ידי אוורור, חימום וקירור של חדרי ההמתנה.  Open space עשוי להתאים גם למשטח עבודה של עובדים אם ההנהלה החליטה כך.

חדרי קבלת קהל
יש לרכז את נותני השירות באולם עבודה כדי שיהיה נוח ללקוחות, לדוגמא בעירייה.

שטחים לאחסון
בשעת תכנון מערך צריך לחשוב על מקום לאחסון ציוד יום-יומי או למיכון. כמו כן רצוי להקצות שטחים לשירותים אישיים.

ארגונומיה
הנדסת אנוש- עוסקת בהתאמת העיסוק על מטלותיו לתכונות האדם מבחינה פיזיולוגית.מדובר בהתאמת התנאים הפיזיים במקום העבודה לעיסוק הייחודי. התאמה טובה תמנע תאונות ותקטין עייפות, תגביר תפוקה במינימום מאמץ נפשי וגופני.

 

משרד
משרד הוא יחידה מרכזית בארגון המספקת שירותים לכל יחידות הארגון. אל המשרד מגיע מידע רב במגוון נושאים הקשורים לפעילותו. המשרד קיים בכל סוגי הארגונים (קטן, גדול, יצרני) סוגי משרדים והתמחויות: רפואי, משפטי, יצרני. והמידע המתקבל ויוצא מהם הוא שונה. עבודה במשרד המסורתי שונה מהמשרד המודרני. ההתפתחות הטכנולוגית המהירה אפשרה את כניסת המחשבים ומעבדי תמלילים למשרד ושינתה את סוג העבודה.

 

הפעילויות המשרדיות המנוהלות באמצעות מחשב:
ניהול זמן ממוחשב.
מעבד תמלילים.
ארכיב אלקטרוני.
חייגן וספר טלפונים.
מעקב אחר החלטות שהתקבלו.
תזכורות.
פקס.
דואר אלקטרוני.

 

סולם הצרכים של מאסלו
מימוש עצמי
כבוד והערכה עצמית וסביבתית
מעמד חברתי
בטחון (בטחון כלכלי)
צרכים פיזיולוגיים (שתייה, אוכל, שינה, יחסי מין)

 

הסביבה הפיזית בארגון
לארגון חשוב שיהיה תכנון של מערך מתאים לעבודה שוטפת ויעילה בהתאם לסוג הפעילות של הארגון או המשרד. כדי לייעל את העבודה מקצים חדרים אישיים בהתאם לסוג הפעילות והתפקיד של העובד או לחילופין הקצאת תחנות עבודה בתוך אולם בהתאם לסוג העבודה ולצרכי הארגון. כשמתכננים מערך משרד חייבים להקצות שטחים לקבלת קהל, למודיעין וחדרי המתנה. כמו כן, חייבים להתחשב בתנאים פיזיים כמו תאורה, אוורור, צבע, גהות ובטיחות.

 

ארגונומיה ומטרותיה
הנדסת אנוש- עוסקת בהתאמת העיסוק על מטלותיו לתכונות האדם מבחינה פיזיולוגית.מדובר בהתאמת התנאים הפיזיים במקום העבודה לעיסוק הייחודי.
בריאות- להפחית עד כמה שניתן את העומס על גוף האדם ואת הסכנות לבריאותו ולאפשר עבודה ללא כאבים.
יעילות- לשפר את איכות העבודה והביצוע בעזרת השקעה בציוד ופיתוח מערכות שיאפשרו עבודה מהירה ויעילה יותר.
בטיחות בעבודה- ציוד ארגונומי מבטיח לעובד עבודה נעימה ובטוחה ללא מאמץ מיותר, ציוד מתאים מונע תאונות עבודה מיותרות התאמה טובה תמנע תאונות ותקטין עייפות, תגביר תפוקה במינימום מאמץ נפשי וגופני.

 

חשיבות המידע לארגון
המידע הזורם לארגון הוא רב ועל עובדי הארגון למיין ולברור את החשוב ולהעבירו לגורמים המטפלים כדי לקבל החלטות המשפיעות על תפקוד הארגון. המידע חייב להיות אמין וזמין.

 

ניהול וטיפול במידע
ניהול המידע כולל את הפעולות הבאות :
איסוף מידע- המידע נאסף בעזרת פקס, טלפון, דוא"ל, עיתונים ועובדים בארגון.
סינון מידע- פעולה המתבצעת על ידי עובד המשרד, העובד משמש כמסננת ומעביר פניות על פי תחומי סמכויות ליחידות המתאימות. בעת ביצוע פעולת הסינון הוא צריך להפעיל שיקול דעת מה הוא מידע חיוני ולדאוג להעברתו למנהל.
הטיפול במידע- העובד נדרש לטפל בבעיות שגרתיות, לתת מענה ללקוחות, לעדכן נתונים במחשב, לספק חתכי מידע לצורך קבלת החלטות. בגמר הטיפול מאוחסן המידע או מופץ לגורמים שונים.

תפקידים מנהליים בארגון
סיווג וסימול רשומות- סיווג פירושו מיון (מסמכים) על פי קריטריונים ואחסון הרשומות בתיקים או בתיקיות ממוחשבות על פי הקריטריונים שנקבעו.

 

מטרות הסיווג
א. ריכוז המסמכים הדנים באותו נושא בתיק אחד, הסיווג מאפשר קבלת המידע הדרוש בשלמות.
ב. איתור מהיר של מסמכים ושל תיקים נדרשים.

 

שיטות הסיווג:
שיטת התיקים האישיים- לפי שיטה זו פותחים תיק אישי לאדם. בתיק זה מרכזים את כל המסמכים הנוגעים לאותו אדם.
שיטת הנושאים- את כל תחומי הפעילות בארגון מחלקים לנושאים ראשיים ולתת נושאים. לדוגמא- נושא ראשי כספים, תת נושא משכורת, הנהח"ש,
קבלות ללקוחות וכו'ג.
שיטת תיקי האירוע- בשיטה זו מתייקים לפי מספר סידורי, פותחים תיק לכל אירוע -משטרה.
השיטה הגיאוגרפית- על פי שיטה זו ממיינים מידע ומתייקים אותו בתיקים עפ"י אזורים גיאוגרפיים (ת"א, חיפה, באר-שבע) שיטה המתאימה לארגונים
המפוזרים גיאוגרפית בארץ ובעולם.
השיטה הסדרתית- בשיטה זו מתייקים על פי תאריך או על פי סדר רץ. היא מקובלת בבנקים או בארגונים הנדרשים לשמור חשבוניות מס או העתקי המחאות לצרכים של פיקוח ובקרה על הפעילות בארגון.
שיטת המתכתבים- בשיטה זו פותחים תיק לכל גוף המתכתב עם הארגון בלי קשר לנושא המכתב.לדוגמא- חברת סאן לי כל ההתכתבות תתויק בתיק אחד.

התאמת השימוש בשיטות הסיווג השונות לארגונים שונים
כל ארגון מתאים את שיטת הסיווג על פי צרכיו. בתי-ספר משתמשים בשיטות: תיקים אישיים ושיטת נושאים. במשטרה משתמשים בסיווג על פי תיקים אישיים, תיקי נושאים ותיקי אירוע. בבנק משתמשים בסיווג על פי שיטת תיקים אישיים, נושאים, סדרתית וגיאוגרפית. ארגונים עסקיים יצרניים או נותני שירות יכולים להשתמש בשיטות הבאות: אישיים, נושאים, מתכתבים וגיאוגרפיים.

 

שיטות הסיווג המתאימות לשימוש במשרד הממוחשב
סיווג על פי נושאים, פתיחת תיקייה במחשב לכל נושא או לתחום עניין שבו עוסק הארגון. שמירת הרשומות בתיקים תתבצע לפי הנושא שבו עוסק
המסמך.
סיווג על פי תיקים אישיים. פתיחת תיקייה לכל אדם העובד בארגון או לכל לקוח וריכוז המסמכים הנוגעים לאותו אדם בתיק האישי שנפתח עבורו.

סימול
סימול פירושו מתן סמל לתיק או לתיקייה כדי לאפשר איתור מהיר של
המסמכים.

 

מטרות הסימול:
א. איתור מהיר של התיק ושל המסמך המבוקש.
ב. חיסכון בזמן.
ג. קביעת מקומות של התיק על המדף. (תיקים שיש להם קשר לנושא מסוים ירוכזו קרוב אחד לשני)

 

שיטות הסימול:
שיטת המספרים השוטפים- בשיטה זו כל תיק מקבל מספר באופן שוטף (1,2,3...)
שיטת מספר הזיהוי- בשיטה זו נותנים סמל לתיק על פי מספר תעודת הזהות של האדם, כאשר על דופן התיק נרשמים מס' ת.ז או ארבע ספרות אחרונות של מס' ת.ז.
שיטת א'- ב'- על פי שיטה זו מארגנים את התיקים לפי סדר האותיות א'-ב'.
שיטת המזכרת- בשיטה זו רושמים על התיק אותיות המזכירות את שם התיק, לדוגמא: כוח אדם= כ"א.
השיטה המשולבת- בשיטה זו משלבים בין שיטת המזכרת לבין שיטת המספרים השוטפים. לדוגמא, כשיש לנו עשרה תיקים של כוח אדם הם יסומלו בצורה הבאה- כ"א 1, כ"א 2 וכן הלאה.
השיטה העשרונית- עפ"י שיטה זו כל הנושאים בארגון מתחלקים לעשרה נושאים ראשיים וכל נושא ראשי מתחלק לעשרה תתי נושאים וכל תת נושא מתחלק שוב לעשרה תתי נושאים. שיטה זו מתאימה לארגונים גדולים העוסקים בתחומי מידע רבים ומגוונים.

 

שיטות הסימול המקובלות במשרד הממוחשב
כל אחת מהשיטות מתאימה לשימוש גם במשרד הממוחשב וגם במשרד המסורתי.
לשיטת סיווג על פי נושאים מתאימות השיטות הבאות- המספרים, השוטפים, המזכרת והמשולבת והעשרונית. כלומר במשרד ממוחשב כל השיטות מתאימות.

 

מושגים בתיוק מסמכים:
ארכיון (גנזך)- חדר או אולם בארגון שאליו מועברים תיקים המכילים רשומות בלתי פעילות.
רשומה- מסמך המכיל מידע, נשמר על גבי אמצעים אלקטרוניים או בתיקיות.
רשומה פעילה- מסמך שנמצא בשימוש שוטף.
רשומה רדומה- מסמך שהטיפול בו הסתיים והועבר לשמירה בארכיון.
תיקיון אלקטרוני- המקום בו מאוחסן המידע במחשב.
תיקיון- יחידה המטפלת בכל נושא ניהול הרשומות בארגון. ביחידה זו נקלט הדואר הנכנס, ממוין, מנותב לטיפול של עובדים, לאחר סיום הטיפול מאוחסן המידע או מופץ לגורמים שונים הקשורים לנושא.

 

תיוק רשומות
תיוק רשומות פירושו סידור מסמכים, מכתבים, תעודות בתיקים משרדיים.
פעולה זו נועדה להבטיח את שמירת המסמכים בתיקים או בתיקיות אלקטרוניות.

שיטות תיוק מסמכים
סדר כרונולוגי- התיוק נעשה על פי התאריך השוטף של כתיבת הרשומות או של קבלתן בארגון.
מכתב ותשובה- תיוק מכתב ותיוק התשובה שניתנה למכתב בסמיכות.

 

תהליך פתיחת תיקים
בארגונים קטנים עובד המשרד מטפל בכל הפעולות הקשורות לתיקים, בארגונים גדולים התיקים מרוכזים בתיקיון מרכזי ובנוסף לכל יחידה יש תיקיון משלה.

 

תיקים חדשים ייפתחו במקרים הבאים:
א. אם בתיק אין מקום למסמכים נוספים.
ב. אם הצטברו מסמכים המחייבים פתיחת תיק בנושא חדש.
ג. אם נמצאים בתחילת שנת הכספים
ד. אם כמות המסמכים בנושא אחד גדולה ויש לחלק אותה לתתי נושאים.

חסימת תיקים
חסימת תיקים היא הפרדה בין רשומות בלתי פעילות לפעילות והיא מתבצעת אחת לשנה או למספר שנים על פי הנהלים של הארגון. החסימה מתבצעת כאשר הטיפול ברשומה מסתיים או כאשר אין מקום בתיק להוספת מסמכים נוספים.

חוק הארכיונים
זהו חוק שנחקק בכנסת ב- 1955 המחייב לשמור חומר ארכיוני המצוי במשרדים ממשלתיים ציבוריים ואנשים פרטיים לתקופה של שבע שנים חומר שיש בו ערך היסטורי או משפטי לחקר העבר העם היהודי אין להשמידו.

ביעור מסמכים
מסמכים כתובים שאין בהם צורך יותר מועברים לשריפה או לגריסה.

גנזך המדינה
מבנה בו נשמרות רשומות שנוצרו במשרדים ממשלתיים או ציבוריים או פרטיים נשמרות הרשומות המקוריות שיש להם ערך היסטורי.

ניהול זמן העובדים והמנהל
העובד במשרד מסייע לעובדים ולמנהל בניהול לוח זמנים בפגישות עבודה מתוכננות. ניתן לנהל יומן פגישות יומי, שבועי, חודשי או שנתי. הפגישות נקבעות על ידי המנהל או עובד המשרד תוך קבלת תמונה עדכנית על הפגישות הצפויות במשך השבוע.

חשיבות ניהול זמן המנהל
ניצול זמן נכון מקל על העומס המוטל על המנהל ייעל את העבודה וימנע מצב שהמנהל נדרש להישאר שעות רבות.

ניהול רשומות
ניהול רשומות כולל תהליכי קלט (איסוף מידע) טיפול בדואר נכנס – דואר ישראל ואלקטרוני, תהליכי עיבוד מידע כלומר- מיון רשומות, ניתוב, מתן מענה והתייחסות לפניות של הלקוחות, העברת דו"חות וחתכי מידע (לפי נושאים) לצורך קבלת החלטות.
אחסון מידע- תיוק המידע בתיקים
פלט- הדפסת מסמכים הקשורים לפעילות הארגון או מענה לפניות.
הפצה- באמצעות דואר ישראל או דואר אלקטרוני.

 

ניהול פעולות משרדיות: הזמנה, פיקוח ומעקב אחר תקינות הציוד משרדי,

מיכון וריהוט משרדי.
א. תפקיד מנהל המשרד- טיפול בציוד מתכלה או לטפל באופן שוטף בציוד הקיים במשרד. טלפון, מחשב, פקס, מכונת ציוד וכו'.
ב. מטרות מעקב ופיקוח- אמצי הפיקוח והמעקב מאפשרים ביצוע מעקב שיטתי שוטף אחר המלאי ותקינות הציוד.

ארגון העבודה ונהלי עבודה.
כדי לאפשר זרימת פעילות בארגון ולמנוע תקלות יש לקבוע תחומי סמכות ואחריות ולקבוע נהלי עבודה. נוהל הוא תדריך המכיל כללי התנהגות ומורה לעובד כיצד לפעול בארגון. בעת ביצוע פעולות שגרתיות בכל תחומי הארגון. את הנוהל קובע הדרג הבכיר בשיתוף עובדי מחלקות הארגון.

תחומי הפעילות שבהם נקבעים נהלים
נהלים נקבעים בכל תחומי הפעילות הארגונית ומטרתם סדר ביצוע פעילויות שגרתיות והנחיות כיצד לעבוד על פי מדניות הארגון.

יתרונות השימוש בנוהל:
א. פעולה על פי נהלים מוכתבים על ידי ההנהלה.
ב. שיטות עבודה אחידות.
ג. חסכון בזמן ובמשאבים.- כשיש דף עם נהלים זה חוסך את זמנו של האחראי להסביר.
ד. מונעת חריגה מסמכות. – מסביר איפה שרשרת הפיקוד ולמי פונים.
ה. עמידה בלוח זמנים.
ו. עובד חדש משתלב מהר כי יש נהלים והכול כתוב- יודע מה הוא צריך לעשות.

כלי עזר לארגון העבודה
א. הדו"ח.
ב. הטופס.

הדו"ח-
דין וחשבון הבא לתאר פעילות או אירוע או התקדמות בביצוע פרויקט בארגון. בדו"ח מתוארות עובדות ללא הבעת עמדה. ניתן להגיש אותו על גבי טופס או כסיכום מילולי.

מטרות הדו"ח:
א. אמצעי להעברת מידע.
ב. מאפשר לממונה תמונת מצב על הפעילויות של הארגון.
ג. מאפשר לפקח על העובדים.
ד. מאפשר קבלת מידע לגבי לוח זמנים.
ה. מאפשר קבלת תמונה על מצבה הכספי של החברה.

למי מוגש הדו"ח
א. תפוצה קבועה.
ב. תפוצה משתנה.
הדו"ח מוגש עם סיום ביצוע בדיקה בצירוף מסקנות והמלצות.

הטופס-
טופס ממוחשב הוא מסמך המופיע על צג המחשב. הוא מכיל נתונים קבועים ומקום ריק להוספת נתונים משתנים. ניתן להשתמש בו לאיסוף מידע, העברת מידע וריכוז מידע רב.

שימושים בטופס
א. איסוף נתונים וריכוזם.
ב. מעקב אחר שינויים.
ג. בסיס לעדכון נתונים.
ד. מעקב אחר נתונים.

יתרונות לשימוש בטפסים
א. איסוף נתונים חשובים וריכוזם.
ב. מקור לנתונים בכרטסת ממוחשבת.
ג. נוחיות באיתור מידע.
ד. חיסכון בזמן וייעול העבודה.
למעשה הדו"ח הוא התוצאה הסופית של הטופס אחרי שמלאו אותם.

טיפול במידע
הטיפול במידע הארגוני בעבודה המשרדית כולל עיסוק עם מסמכים, רשומות, טפסים, נתונים ומאגרי מידע. אחד הסיכונים האפשריים בפגיעה במידע הוא אבדן מסמך לכן חייבים לערוך גיבוי נתונים במחשב. קיימת אפשרות של פגיעה בזדון במידע, הדבר נקרא פשעי מחשב, עבריינות מחשבים. קיים חוק המבטיח את המידע ובו תקנות להגנה על פרטיות ושמירה על שלמות וסודיות המידע.


הגדרות

נתונים- אוסף של פרטים ועובדות שנאספים ונשמרים בתיקים או בתיקיות במחשב.
מידע- מתקבל מנתונים שעברו פעולה של עיבוד.
אינטרנט- רשת תקשורת מחשבים הכוללת אלפי מחשבים ברחבי העולם המחוברים זה לזה באמצעות קווי תקשורת.
כתובת IP – כתובת הניתנת לכל מחשב כדי לזהות אותו למשתמש תקשורת ברשת.
דפדפן- תוכנה שמטרתה לקרוא ולהציג למשתמש מסמכי אינטרנט.
WWW- מערכת כלל עולמית world-wide-web מאפשרת גישה לכל סוגי מאגרי המידע.
היפרמדיה- שילוב בין מלל כתוב בשפת HTML (טקסט) יחד עם מולטימדיה (תמונות).
HTML– שפה שבה נכתבים מסמכים באינטרנט לבניית אתרים.
גיבוי- פעולה של גיבוי נתונים על גבי שני אמצעי אחסון, כדי שניתן יהיה להשתמש בנתונים השמורים במקרה של תקלה.
גיליון אלקטרוני-טבלה הבנויה מאוסף של תאים, כל תא יכול להכיל נתונים שונים כמו מספרים, מלל, נוסחאות ועוד.
דואר אלקטרוני-משלוח וקבלה של מכתבים אלקטרונים באמצעות רשת תקשורת מחשבים.
זיכרון חיצוני-אמצעים לאחסון מידע – דיסקים, הר דיסק חיצוני, דיסק און קי
זיכרון פנימי (RAM)- זיכרון ראשי של המחשב המאפשר קריאה וכתיבה של מידע. ב- C נמצאים כל התוכנות של המחשב אבל לא מסמכים. כאשר מכבים את המחשב המידע נעלם.
חומרה-מונח המתאר תרגום של הציוד לעיבוד נתונים. הציוד כולל את המחשב, את יחידת הקלט (מסך, מקלטת, עכבר) ופלט (מסך) פלט קשיח (מדפסת) ואחסון. החומרה כוללת את כל הרכיבים שניתן למשש אותם שעשויים ממתכת ומרכיבי אלקטרוניקה.
תוכנה-סוגי תוכניות. מערכת הפעלה, office. אנטי וירוס, פוטו שופ, NERO
UBS-היום נקרא USB שיטת חיבור של חומרה למארז המחשב. מערכת ההפעלה מזהה את התוכנה באופן אוטומטי.
CPU-יע"מ (computer process utility ) יחידת עיבוד מרכזית הממוקמת על גבי שבב סיליקון ונחשבת המוח של המחשב. ביחידה זו מתבצע תהליך "החשיבה" של המחשב. יחידה זו מעבדת את המידע.
יחידות הקלט-יחידות אלה קולטות את הנתונים ואת ההוראות הניתנות על ידי המשתמש וממירות אותו לשפה שאותה יכול המחשב לעבד. יחידות הקלט הם כל היחידות המאפשרות לקיים את הקשר עם המחשב. (עכבר, מקלדת, כונן, סורק, מצלמה וכו')
יחידת הפלט-מדפסת ומסך.
עותק רך-עותק הנמצא על אמצעים אלקטרוניים, נקרא כך כי אפשר לתקן את הכתוב על גבי האמצעי.
עותק קשה- מידע המצוי על נייר.
ציוד היקפי-כל הציוד הנמצא מחוץ למחשב וקשור אליו נקרא ציוד היקפי לדוגמא: מקלדת, מסך, עכבר, סורק, מדפסת, מצלמה, צורב וכדו'
אבטחת מידע- מושג המתייחס לשמירה על המידע –שלמותו, סודיותו ואמינותו. אבטחת מידע מניעה של שימוש לא נכון או מזיק של מידע ארגוני, צמצום נזקים בארגון, שחזור ושיקום המידע. האמצעים לאבטחת מידע הם קוד סודי, תוכנה מיוחדת, סיסמא וכן הלאה.
מסוף חכם-תחנת עבודה המאפשרת לעבד נתונים גם כשאין קשר למחשב המרכזי בארגון.
מסוף טיפש- תחנת עבודה המחוברת למחשב מרכזי באמצעות רשת תקשורת. כשהמחשב המרכזי כבוי לא ניתן לבצע בו פעולות. (מחשבים של בנק)
ממשק-התצוגה שרואה המשתמש על גבי המחשב, העבודה בישום מתבצעת בעזרת צלמית (אייקונים על המחשב) ותפריטים שהם קיצורי דרך של פקודות ארוכות ומסובכות.
מקוון-המחשב מחובר לרשת תקשורת המחשבים ומתקיים קשר בזמן אמת. (on line )

 

סוגי סיומות באינטרנט
COM- סיומת של חברה בארצות הברית.
CO– סיומת של ארגון מסחרי בישראל ובשאר העולם.
EDU- סיומת של ארגון אקדמי בארה"ב.
AC- סיומת של מוסד אקדמי בישראל.
ORG– סיומת של מוסד או עמותות.
GOV- סיומת של ארגון ממשלתי. ET- סיומת של ספק גישה לרשת